Quando conversamos, nós esperamos que as outras pessoas observem certas regras de comportamento. O mesmo acontece com o uso do e-mail. Infelizmente, algumas pessoas ignoram muitas das boas práticas da comunicação online. Eis alguns pontos que você deve observar para o uso do e-mail com elegância e eficácia.
1. Curto, direto e de fácil leitura.
Mantenha seus e-mails curtos, indo direto ao assunto. Tente abordar um único assunto por mensagem. Se for necessário um texto longo, divida-o em parágrafos separados por espaços em branco. Isto facilita a leitura e permite que o leitor escaneie o texto e tenha uma idéia geral da mensagem. Use uma linguagem simples, sem gírias e sem abreviações que somente uns poucos iniciados conhecem.
2. Use o “Assunto” com inteligência
Use o campo “Assunto” para conquistar a atenção do leitor. A primeira coisa que ele lê e que o leva a decidir se vai ler sua mensagem de imediato, deixar para mais tarde, ou mesmo ignorá-la. Assegure-se que o título seja claro e descritivo; ao invés de escrever “Reunião hoje”, escreva “Reunião hoje para aprovação do orçamento”.
3. Evite enviar o e-mail para várias pessoas sem necessidade
Copiar a mensagem para muitas pessoas sem necessidade pode resultar que elas passem a ignorá-las. Elas estão sobrecarregadas com mensagens e se irritam por perderem tempo com e-mails inúteis. Inclua somente as pessoas que têm que tomar uma ação ou que precisam se manter informadas sobre o assunto. Deixe bem claro o que você espera de cada um. Coloque no “Para” as pessoas às quais você solicita uma decisão, uma ação ou uma informação; coloque no “Cópia” aquelas que devem simplesmente tomar conhecimento.
4. Não divulgue e-mails de seus contatos sem autorização
Assim como você não fornece os telefones de seus amigos para terceiros, você deve fazer o mesmo com os e-mails. Use a cópia oculta, o CCO ou o BCC (Blind Carbon Copy), para enviar mensagens para um grupo de pessoas que não se conhecem. Embora mais trabalhosa, considere a opção de enviar mensagens separadas.
5. Prudência e boas maneiras
A comunicação verbal, seja cara a cara, seja por telefone, oferece sempre a possibilidade de mostrar seus verdadeiros sentimentos e emoções e de reformular o conteúdo e o seu tom, caso perceba uma reação negativa ou equivocada. A comunicação escrita não tem esta flexibilidade e o e-mail combina algumas das suas piores características. Você pode responder um e-mail imediatamente sem tempo para reflexão e causar um enorme estrago nos seus relacionamentos. Um e-mail inflamado e grosseiro fica na tela, sendo lembrado a todo o momento.
Quando ficar furioso ou ofendido com um e-mail, pense bem antes de respondê-lo. Deixe para relê-lo com calma mais tarde, pois pode ser que você esteja exagerando sua interpretação sobre as intenções do emissor. Saia de sua sala e vá tomar um cafezinho ou fazer um lanche; deixe a resposta para o dia seguinte. Pense seriamente na opção de uma conversa franca para esclarecer os motivos do mal entendido.
6. Cortesia e elegância
Não abuse no uso de LETRAS MAIUSCULAS, que podem ser interpretadas como um grito, uma agressão. Além disso, as letras maiúsculas tornam a leitura monótona e difícil.
7. Anexos
Não anexe arquivos sem necessidade. Sendo necessário, verifique se o destinatário consegue abrir o formato de arquivo que você usa. Por medida de segurança e para evitar a transmissão de vírus, converta seus arquivos para o formato PDF. Há diversos serviços gratuitos de conversão de arquivos do Word, PowerPoint e Excel para o formato PDF.
8. Não abuse de URGENTE ou Alta Prioridade
Se você prioriza tudo, você acaba não priorizando nada e perdendo a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem pelo telefone ou pessoalmente.
9. Verifique a ortografia e a gramática
Antes de enviar, leia cuidadosamente sua mensagem. Use os recursos de autocorreção de textos. Os pequenos erros de redação podem causar sérios danos a sua imagem profissional.
10. Quando não usar o e-mail
Em algumas situações o e-mail não é o instrumento de comunicação mais apropriado. Não use o e-mail quando:
a) Você puder dar alguns poucos passos e conversar com a outra pessoa.
b) O assunto for complexo, confidencial ou delicado.
c) Você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado.
d) Estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos.
e) Puder resolver rapidamente pelo telefone
Por: Fernanda Palhano
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