A gestão do tempo e a organização do trabalho tomaram tamanha proporção na qualidade dos resultados obtidos que, hoje, já é possível encontrar cursos diversificados sobre o tema. Grande parte deles instrui os profissionais a uma autoavaliação capaz de identificar exatamente onde estão os principais problemas nesse quesito. A partir daí, é possível lidar com essas dificuldades da melhor forma.
Uma das grandes tensões atuais tem sido a necessidade de balancear o tempo despendido com o trabalho e com a família. Encontrar um meio termo aceitável para ambos os lados da vida requer dedicação. E, quando não há êxito, há a certeza do início de um conflito.
Foco na atividade a ser realizada auxilia na boa gestão do tempo. Interrupções diferentes interferem no desenvolvimento do projeto, principalmente quando o mesmo exige concentração. A checagem incessante de e-mails, assim como as ligações telefônicas frequentes, atrapalha. Então, fechar a caixa de e-mails e solicitar, se possível, que as ligações sejam redirecionadas tornarão o trabalho mais agradável e, consequentemente, mais rápido.
Como apresentou o Instituto MVC, de educação corporativa, “o uso do tempo como instrumento de diferencial competitivo constitui outra tendência clara. É a diferenciação da concorrência via administração do tempo. Outra propensão é usar o tempo como instrumento para melhoria da qualidade de vida”.
Balancear o tempo a ser despendido com o trabalho com o tempo a ser investido na família tem sido difícil para grande parte dos executivos.
Dificuldade em dizer não – Um grupo considerável de pessoas sente muita dificuldade em dizer não, seja em aspectos profissionais ou pessoais. Muitas vezes, algumas pessoas deixam de exercer atividades de suma importância para o próprio desempenho, para auxiliar terceiros no desenvolvimento de outros projetos.
A negativa também pode ser direcionada ao superior, obviamente que com a exposição dos motivos para a não realização daquele trabalho. Nessa hora, é fundamental saber dissertar sobre os projetos e as atividades em andamento. E, assim, convencer o superior de que abraçar aquele novo negócio pode não ser prioridade.
Aprender a dizer não é um exercício diário, que deve ser praticado. E, para isso, há também ajuda profissional, seja por meio de terapias ou pela leitura de livros especializados no assunto.
Dicas para fazer o dia render sem deixar de cumprir suas tarefas
O especialista em administração do tempo e produtividade Christian Barbosa concedeu ao CRC SP Online dez dicas de como atuar para que o dia renda mais e para que todas as atividades propostas sejam cumpridas. Barbosa ministra treinamentos e palestras para grandes empresas e é também autor dos livros “A Tríade do Tempo e Você”, “Dona do seu Tempo” e “Estou em Reunião”.
1. Crie sua lista de tarefas com tudo o que deve ser feito ao longo dos dias da semana. Qualquer atividade nova deve virar tarefa. Priorize a sequência de execução e foque! Constantemente se pergunte: o que eu estou fazendo é uma tarefa? Se não for, você está enrolando!
2. Estabeleça períodos para redes sociais. Orkut, twitter, MSN e facebook estimulam sua autointerrupção. A dica é utilizá-las apenas em horários após o expediente ou que não atrapalhem em nada. Mas, se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multitarefar.
3. Tenha clareza sobre o que fazer. O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em coisas circunstanciais.
4. Foque seus objetivos. Você começa uma atividade e logo começa a saltar para outras coisas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas partes. Feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.
5. Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores. Que tal falar “não” de forma concreta (baseado em seu planejamento x disponibilidade)? Se muita coisa imprevista surge na sua rotina, é possível que seu nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana ocorrem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.
6. Evite interrupções quando estiver desenvolvendo uma tarefa. Se muita gente interrompe você, um possível fator é que sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como envia seus e-mails, como repassa informações e como delega atividades.
7. Evite adiar seus compromissos. Faça sempre a seguinte pergunta para você: “qual o verdadeiro motivo para realizar essa atividade?” ou “o que estou ganhando ao realizar essa atividade”.
8. Classifique as atividades em “Importantes” (coisas com tempo de serem feitas e que trazem resultados para sua vida), “Urgentes” (que o tempo acabou) e “Circunstanciais” (que você não quer fazer, que são desperdício de tempo ou desnecessárias).
9. Mantenha seu local de trabalho sempre organizado ao final do expediente. Assim, no outro dia, saberá onde todos os documentos ou papéis estão. Isso evita também que se perca alguma informação importante para sua tarefa no meio da bagunça.
10. Respire um pouco. Para realizar tudo é preciso também estar calmo e tranquilo. Se ver que suas tarefas não estão rendendo, dê uma volta, vá tomar um café, converse um pouco. A distração pode ser uma ótima amiga da produtividade, nesses pequenos casos.
Fonte: CRC-SP
Martin Spiteri
São Paulo - SP
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