Inicialmente, é preciso dar um aviso: ferramentas de produtividade não servem para nada se não houver disciplina e organização. Muito pelo contrário, Stephen Covey afirma que a maioria dos cursos e técnicas de time management serve apenas para criar mais pressão e menos resultado. O segredo da boa utilização do tempo é priorização (consulte Wikipedia).
Desta forma, a dica é: defina suas necessidades para depois escolher as ferramentas. Sugiro a leitura de dois livros interessantes a respeito do assunto: First Things First (Stephen Covey) e Getting Things Done (David Allen).
Quando se fala em ferramentas, é natural imaginar que você precisa estar conectado. Afinal, essa é a grande onda na atualidade e queremos pertencer ao grupo (Maslow). Porém, vale lembrar que a disciplina e o acompanhamento serão responsáveis pela sua produtividade ou não. E a priorização é a pedra fundamental.
Hoje, a maioria das pessoas tem uma ou mais agendas, To-Do lists, calendário, entre outros aplicativos. Este é um dos grandes problemas em termos de organização. A falta de centralização dificulta a ação quando é preciso priorizar compromissos, por exemplo, que estão espalhados por calendários em lugares diferentes. Quanto mais ferramentas, mais difícil. Isso me lembra de um princípio geral chamado KISS: keep it simple, stupid!
O fato é que muitas vezes utilizamos várias ferramentas diferentes e conhecemos poucas funcionalidades. Isto é um desperdício. A metodologia GTD (David Allen) é muito interessante e tem um livro dele sobre o MS-Outlook. Recomendaria a leitura de algum livro sobre os softwares que você utiliza, certamente irá descobrir várias aplicações que podem facilitar sua vida.
Rolf Schulmeister aponta que a vasta maioria dos jovens, que utiliza frequentemente a internet, tem o nível médio de proficiência baixo no uso das ferramentas da rede. Algo que me surpreendeu é que muitos não sabem sequer pesquisar no Google corretamente (instruções de pesquisa do Google).
O mesmo vale para os softwares de computadores. Uma pesquisa da British Library conclui que o problema está em como usar a internet de forma produtiva e talvez pudéssemos estender essa conclusão para os demais equipamentos e softwares que utilizamos no dia a dia.
Em relação a boas práticas, além da priorização e centralização, recomendo dois outros hábitos saudáveis: organização e backup. Sendo assim, você precisa organizar pastas, arquivos e documentos (eletrônicos e físicos). Uma dica é scanear documentos importantes e os salvar no computador. Costumo fazer isso com contratos, recibos, documentos pessoais e outros. Assim, posso tê-los sempre à mão e a pesquisa é mais fácil também.
Hoje, muitos executivos possuem a facilidade de poderem carregar os escritórios nas costas, basta ter um notebook e acesso a internet, que podemos trabalhar em qualquer lugar. Mas isto não é suficiente. É preciso saber como trabalhar. Neste caso entra a metodologia GTD (David Allen), simplificadamente representada abaixo:
Outras dicas:
- tenha um organizador (seus compromissos e tarefas devem ser centralizados; use o Outlook ou similar e sincronize com seu smartphone)
- faça backup sempre (você pode usar um HD externo e o deixar em casa para o caso de ter seu notebook perdido ou roubado; também pode usar o Dropbox – www.dropbox.com – ou similar para salvar seus arquivos na rede e obter sincronização constante)
- mantenha a organização (use o Google Desktop para indexar e pesquisar arquivos em seu computador)
- use um software de mind maps (uso o mindmeister, que é online, mas também tem o Freemind, que é gratuito)
Mário Henrique Trentim (Diretor da iPM Consult – Consultoria Inteligente, professor e coordenador dos cursos de MBA da CEDEPE Business School em Gerenciamento de Projetos e membro voluntário do PMI Pernambuco da Diretoria Adjunta do Chapter - Contatos: http://linkedin.com/in/trentim - mario.trentim@ipmconsult.ca)
HSM Online
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